Privacyverklaring

Privacyreglement Stichting Kringloop de Kempen.

 

In deze verklaring wordt vastgelegd hoe het bestuur van Stichting Kringloop de Kempen omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens. Deze gegevens worden verstrekt door klanten en door mensen die werkzaam zijn bij Stichting Kringloop de Kempen. Bij het verzamelen van persoonsgegevens beperken wij ons tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

 

Begrippen

  1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
  2. Werknemers zijn personen met een dienstverband met Stichting Kringloop de Kempen; arbeidsparticipanten zijn personen die worden begeleid door een instantie met een vrijwilligersovereenkomst; vrijwilligers zijn mensen met een vrijwilligersovereenkomst, taakgestraften zijn personen via Justitie en stagiaires zijn personen via een opleidingsinstituut.
  3. Onder persoonsgegevens wordt verstaan achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mail adres, telefoonnummer, rekeningnummer, gegevens over diploma’s (bijvoorbeeld EHBO), certificaten (bijvoorbeeld BHV), opleiding en werkervaring. BSN nummers registreren wij alleen van mensen in loondienst.
  4. Onder Stichting Kringloop de Kempen wordt verstaan: Stichting Kringloop de Kempen statutair gevestigd per akte d.d. 5 november 2014 en hieronder vallen alle filialen.
  5. Inlichtingenformulier is het document waarmee personen hun gegevens beschikbaar stellen aan Stichting Kringloop de Kempen omdat partijen een werkrelatie aangaan.
  6. TimeAttendant is het programma waarin personen met hun vingerscan hun aan-en afwezigheid registreren.
  7. Bedrijfsreglement & gedragscode is het document waarin uiteenlopende regels worden uitgelegd.
  8. Arbodocument is het document waarmee medewerkers terugkoppeling kunnen geven over hun specifieke arbeidsplaats en arbeidsomstandigheden.
  9. Koopregeling is het document wat duidelijkheid verschaft over de voorwaarden van personeelskorting.
  10. Biedformulier is het formulier waarmee klanten een bieding op een artikel kunnen doen. Na sluiting van de biedhoek worden deze gegevens binnen twee maanden vernietigd.
  11. Schriftelijke contactinformatie die nodig is om contact te kunnen hebben in geval van een klacht zal, na afhandeling, worden geanonimiseerd.
  12. Ontruimingsformulier wordt opgemaakt op basis van naam- en adresgegevens (en indien nodig contactgegevens) met als doel om afspraken over de ontruiming te kunnen maken, de ontruiming uit te voeren en de factuur te kunnen sturen.
  13. Vrijwilligersovereenkomst is de overeenkomst tussen de vrijwilliger/arbeidsparticipant en Stichting Kringloop de Kempen.
  14. Een verwerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen Stichting Kringloop de Kempen en de ontvanger van de gegevens. Dit wordt opgesteld voor zover dit van toepassing is.
  15. Een datalek is inbreuk in verband met persoonsgegevens. Hiervan is sprake bij een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

 

Persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden op een computer en in een afsluitbare (brandwerende) kast beheerd door medewerkers van het bedrijfsbureau en/of de medewerker Personeelszaken. Voor digitale verwerking is een programma beschikbaar (KRS; Kringloop Registratie Systeem) waarin de gegevens worden verwerkt en aangepast. Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen functioneren van de organisatie, namelijk: wie men is, om de nieuwsbrief te kunnen mailen, om uit te kunnen nodigen voor diverse gelegenheden (vergadering, feest, BBQ), om vrijwilligersvergoeding te kunnen verstrekken, om jubilea te kunnen vieren, om de geldigheid van certificaten te kunnen bewaken, om afspraken te kunnen maken en om tot werkafspraken te kunnen komen met begeleidende instanties.

Van dit bestand wordt steeds een back-upgemaakt in de cloud en op een externe vaste schijf/server, welke is gekoppeld aan de computer.

De minimale persoonsgegevens van personeel in loondienst wordt gedeeld (met een verwerkingsovereenkomst) met het bureau wat onze salarisadministratie verzorgd en in geval van ziekteverlof met onze arbo-dienstverlener. Voor de bewaartermijn van gegevens van personen die in loondienst waren, gelden de fiscale wettelijke bewaartermijnen. Voor de overige mensen hanteren wij een periode van maximaal één jaar voor wat betreft de formulieren. Digitaal bewaren wij in KRS voor langere periode de naam en adres met het oog op toekomstige lustrumactiviteiten.

Persoonsgegevens van mensen die niet in loondienst zijn worden NIET verspreid aan derden.

Van personen die goederen bij onze innamestations komen brengen, registreren wij de postcode en het gewicht van de aangeboden goederen.

Van de personen die een bezorg-of ophaal afspraak maken registeren wij de naam, het adres, de postcode en een telefonnummer zodat we deze activiteit op het juiste adres kunnen uitvoeren. Het telefoonnummer hebben wij nodig voor het geval zich een calamiteit in de planning voordoet en kan ook worden gebruikt voor klanttevredenheidsonderzoek. Door de postcode te registreren, krijgen wij achteraf zicht op de hoeveel goederen wij per kwartaal ophalen. Één maand nadat wij de spullen hebben opgehaald, anonimiseren wij deze gegevens door de naam te verwijderen.

 

Wat zijn uw rechten

U heeft het recht om Stichting Kringloop de Kempen te vragen welke (persoons)gegevens zij van u verwerkt. Stichting Kringloop de Kempen zal op dit verzoek (anja@kringloopdekempen) binnen vier weken reageren. Vervolgens kunt u Stichting Kringloop de Kempen verzoeken deze gegevens aan te vullen, te deporteren of te verbeteren.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met uw verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (Machine Readable Zone; de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

 

Geautomatiseerde besluitvorming

Stichting Kringloop de Kempen neemt nimmer op basis van geautomatiseerde verwerking besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld van Stichting Kringloop de Kempen) tussen zit.

 

Inlichtingenformulier

Indien iemand werkzaam is bij Stichting Kringloop de Kempen zal zij of hij daartoe een inlichtingenformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd onder begrip 3 van dit reglement. Het inlichtingenformulier verwijst tevens naar dit reglement privacy beleid Stichting Kringloop de Kempen. Aan deze persoon zal, op verzoek, een exemplaar van het genoemde privacyreglement worden uitgereikt.

 

Foto’s en opnames

Binnen de organisatie kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van personen en hun werkomgeving. Dit beeldmateriaal zal, uitsluitend met toestemming van betrokkenen die herkenbaar in beeld zijn gebracht, worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website, pr activiteit of bij een presentatie.

 

Geluidsopnames

Door het bestuur, klanten en medewerkers zullen geen opnames worden gemaakt van vergaderingen en gesprekken. Indien dit gewenst wordt dan zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering of het gesprek.

 

Privacybeleid Stichting Kringloop de Kempen

Op de personeelsvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn dan zal het bestuur daarmee op gepaste wijze omgaan.

 

Geheimhouding

De medewerker zal tegenover derden, daaronder ook begrepen medewerkers van de organisatie, tijdens en na de werkzame periode, bijzonderheden betreffende de organisatie, correspondentie, aantekeningen en andere bescheiden van de organisatie geheimhouden, tenzij de bedrijfsleiding anders instrueert.

 

Is  Stichting Kringloop de Kempen voor andere websites verantwoordelijk via onder andere de advertenties:

De website van Stichting Kringloop de Kempen kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifiek aspect van Stichting Kringloop de Kempen. Dit betekent niet automatisch dat Stichting Kringloop de Kempen verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. Stichting Kringloop de Kempen is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.

 

Welke informatie wordt verzameld

Stichting Kringloop de Kempen maakt gebruik van Google Analytics en maakt bij het aanbieden van onze diensten gebruik van cookies. Dit is een klein eenvoudig bestandje met gegevens dat of op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen of in de sessie van uw browser staat. U kunt deze cookies uitzetten via uw browser, raadpleeg hiervoor uw browser voor meer informatie.

Via Google Analytics worden geanononimiseerde gegevens over het bezoekgedrag van de website van Stichting Kringloop de Kempen verzameld. Hiermee kan de Stichting zien hoe de bezoekers de website gebruiken en waardoor Stichting Kringloop de Kempen de website kan verbeteren. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt. Google brengt de verkregen informatie echter over naar servers in de Verenigde Staten en slaat de gegevens op. Wij hebben Google geen toestemming gegeven om de informatie te gebruiken voor andere Google-diensten. Google kan de verkregen gegevens wel verstrekken aan derden als het bedrijf hiertoe wettelijk wordt verplicht of als andere partijen de informatie namens Google verwerken. Hier hebben wij geen invloed op. Meer informatie hierover leest u in het privacy beleid van Google. Hier treft u ook het privacybeleid aan van Google Analytics.

 

Datalek

Procedure: bij een eventuele datalek zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld. Indien blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld (artikel 33.1 van het AVG). In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de aangewezen functionaris daarvan een registratie bijhouden.

 

Functionaris gegevensbescherming

Gezien de omvang van de Stichting zijn wij vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de medewerker Personeelszaken is hier wel als zodanig mee belast.

 

Klachtrecht

Stichting Kringloop de Kempen wil er u tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder; de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

 

Hoe wij persoongsgegevens beveiligen

Stichting Kringloop de Kempen neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan maar kan garanties hierover helaas niet verstrekken. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons op via info@kringloopdekempen.nl.

 

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd.

 

 

Dit document heet “Privacy Reglement Stichting Kringloop de Kempen” en is in werking getreden op 25 mei 2018 en is vastgesteld op de bestuursvergadering van Stichting Kringloop de Kempen op maandag 4 juni 2018.